Najważniejszym elementem wniosku o płatność jest precyzyjne rozliczenie wydatków w projekcie. Rozliczenie to musi być wykonane na podstawie dokumentów finansowych (faktur bądź innych dokumentów o równorzędnej mocy). Wdrażając projekt beneficjent staje się w pewnym sensie księgowym, musi bowiem skrupulatnie dokumentować poniesione przez siebie koszty.
Jeśli wybieramy się naszym samochodem marki ProjektEU w podróż służbową, a mamy skrupulatnego szefa, który rozlicza nas z każdej wydanej złotówki, musimy podczas podróży zbierać wszystkie dokumenty finansowe. Szef na dodatek każe nam opisywać te dokumenty – musimy na odwrocie faktur przedstawić związek wydatku z naszą podróżą. Szef wymaga też, żeby wydatki były prezentowane w odpowiedni sposób: uwielbia tabelki. Wpisujemy więc po kolei (chronologicznie) nasze wydatki do tabelek, pokazujemy, że wydatki związane są z podróżą (co wyklucza koszty minibaru…).
Naszą podróż służbową rozliczymy tylko wtedy, gdy szefowi wszystko będzie się zgadzać – to samo wyczyta z tabelek i to samo będzie opisane w dokumentach przedstawionych do rozliczenia. W takiej podróży służbowej nie mamy czasu na zwiedzanie. Wieczorami zamiast korzystać z życia wpisujemy do tabelek nasze dokumenty i zaczynamy zazdrościć księgowym…
Na szczęście wdrażanie projektu, to nie jest podróż służbowa, tylko procedura. Ale pewnych czynności księgowych nie unikniemy. Ci z beneficjentów, którzy zobowiązani są, na podstawie przepisów prawnych, do prowadzenia ksiąg rachunkowych, muszą w swojej polityce rachunkowości wyodrębnić konta, na których księgują wydatki i przychody związane z projektem. Robią to tak samo, jak w przypadku innych kosztów czy przychodów.
Pozostali mogą prowadzić uproszczoną „księgowość” projektu – w postaci tabelek, w których chronologicznie przedstawiane są koszty i przychody związane z projektem.
Źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl