W związku z przygotowaniem do kolejnej edycji „Kursu specjalista ds funduszy UE 2014 – 2020” zaplanowanego w lutym 2017 roku, chcemy Państwu przedstawić fragment zakresu który jest przedmiotem kursu – „Planowanie budżetu projektu – cz. 1”. Wartym podkreślenia jest, że kurs rozwija umiejętności teoretyczne słuchaczy poprzez warsztaty praktyczne, na których weryfikowana jest zdobyta wiedza teoretyczna. Tym samy zachęcamy do udziału w kursie i wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na podstronie kursu.
Budżet dla projektu – „Umiesz liczyć, licz na siebie”
Kluczowe pytania
1. Co to jest budżet – definicja
2. Dlaczego ważne jest mieć plan wydatków – funkcje budżetu
3. Kiedy go sporządzamy – czas opracowywania
4. Kto przygotowuje plan budżetu
5. Jak szczegółowo należy planować budżet
6. Rady i wskazówki dla zarządzających budżetem
7. Najczęściej popełniane błędy w sprawozdawczości budżetowej
Definicja budżetu
Budżet – zestawienie kosztów oraz źródła finansowania projektu.
Po co jest potrzebny – funkcje budżetu ?
1. Analityczna – porównanie kosztów z przychodami (ocena realności realizacji projektu);
2. Alokacyjna – porównanie możliwych alternatywnych rozwiązań w obrębie projektu, np. porównanie opłacalności zakupu sprzętu lub jego wynajęcia oraz pomiędzy projektami wynikająca z zasad efektywności – realizować projekty dające większe efekty ekonomiczne;
3. Zarządcza – możliwość bieżącej kontroli wykorzystania zasobów dla osiągania celów projektu i tym samym sprawności organizacyjnej;
4. Kontrolna – pozwala na ocenę osiągniętych efektów z planowanymi.
W praktyce należy zwrócić uwagę, aby:
- Budżet naszego projektu odpowiadał kosztom niezbędnych do osiągnięcia celów projektu (zawierał wszystkie możliwe koszty a jednocześnie nie obejmował kosztów zbędnych dla projektu),
- Ujęte w budżecie koszty odpowiadały tylko działaniom najbardziej efektywnym – przynoszącym najszersze efekty społeczne minimalizując koszty.
Kiedy sporządzamy budżet – plan projektu ?
Budżet przygotowujemy po określeniu wszystkich niezbędnych dla osiągnięcia sukcesu planowanych w ramach projektu działaniach i określeniu czasu ich zrealizowania. W praktyce oznacza to, iż przygotowujący budżet rozpoczyna nad nim pracę w momencie gdy wie:
- jakie są planowane działania i metody ich realizacji (inny może być koszt szkolenia prowadzony metoda wykładową a inny koszt szkolenia prowadzony interaktywnie)
- jakie działania są planowane w planie promocji oraz planie monitoringu i ewaluacji (zarówno promocja oraz monitoring i ewaluacja wymaga poniesienia określonych nakładów, to zaś wiąże się z kosztami)
- jaki jest harmonogram realizacji projektu (inne mogą być koszty noclegów w tym samym obiekcie w zimie niż latem nad morzem).
Kiedy go sporządzamy – cykl życia projektu ?
Projekt przechodzi przez 6 faz rozwojowych: programowanie – identyfikowanie – formułowanie – finansowanie – realizacja – ocena.
Na etapie formułowania nasze idee i pomysły związane z realizacją projektu nabierają realnych kształtów. Oznacza to, iż z ogólnych opisów dotyczących problemów i celów zawartych np. w strategii organizacji przechodzimy do określenia konkretnych działań.
Przykład: O ile na etapie identyfikowania możemy mieć zdefiniowany problem braku kanalizacji w miejscowości X to na etapie formułowania powinniśmy ustalić szczegółowy sposób realizacji działania związanego z kanalizacją miejscowości X. Poziom szczegółowości powinien być na tyle duży aby określić dokładne koszty związane z realizacją projektu. Czym innym będzie bowiem budowa kanalizacji w systemie grawitacyjnym, czym innym zaś systemem ciśnieniowym. Różnice te związane będą z harmonogramem realizacji, kosztami inwestycyjnymi, kosztami bieżącymi związanymi z funkcjonowaniem, etc.
Istotnym jest, że uzyskujemy informację o planowanych kosztach projektu, to zaś pozwala na uruchomienie działań związanych z finansowaniem projektu i działaniami aplikacyjnymi.
Kto przygotowuje plan budżetu ?
Warto aby budżet był przygotowywany przez koordynatora projektu (we współpracy z osobą do finansów) dzierżąc jednak prym nad procesem jego przygotowania.
Dlaczego?
- Umożliwia to późniejsze łatwiejsze zarządzanie finansami projektu – wiemy czym dysponujemy. Nie należy „zlecać” np. księgowej opracowania budżetu – może nie znać realiów rynku, znaczenia określonych pozycji kosztowych dla osiągnięcia celów projektu, nie właściwie zdefiniować kosztów kwalifikowanych (w przypadku aplikowania do programów pomocowych).
- Umiejętność planowania tym bardziej wykonujemy profesjonalnie im częściej zdarza nam się zarządzać wdrażaniem zaplanowanych działań. Koordynator, który realizować będzie samodzielnie zaplanowany projekt systematycznie nabiera dużych umiejętności związanych z planowaniem, to zaś przekłada się na dużą efektywność pracy.
Jak szczegółowo należy planować ?
Mamy tu do czynienia z trzema sytuacjami:
- szczegółowość analizy nakładów niezbędnych dla realizacji planowanych działań,
- szczegółowość informacji związanych z budżetem: koszt (jednostka, koszt jednostkowy, ilość jednostek) – czas realizacji – źródła finansowania
- umiejętność prezentacji budżetu „na zewnątrz”, tak aby był zrozumiały na etapie analizy i elastyczny w realizacji.
1. Szczegółowość nakładów.
Wydaje się, że słusznym kierunkiem jest dokładne i szczegółowe określenie niezbędnych nakładów i kosztów realizacji. Poziom szczegółowości winien określać nam dokładny koszt realizacji określonego działania. Co to oznacza? Planując np. koszt szkolenia powinniśmy sprecyzować niezbędne nakłady i ich koszt.
Przykład 1 – Szkolenie A – Niezbędne nakłady:
- Trener – prowadzenie szkoleń
- Materiały szkoleniowe
Przykład 2 – Szkolenie B – Niezbędne nakłady:
- Trener – prowadzenie szkoleń
- Trener – dojazd
- Trener – przygotowanie materiałów
- Noclegi – trener
- Noclegi – uczestnicy
- Materiały szkoleniowe
- Wynajęcie sali
- Wypożyczenie sprzętu szkoleniowego
- Koszt materiałów ćwiczeniowych
- Dojazd uczestników
- Zapewnienie wyżywienia dla uczestników
- Dodatki szkoleniowe dla uczestników
- Ubezpieczenie
- Rekrutacja – korespondencja
- Monitoring szkolenia – ankiety, wywiady, etc
- Materiały promujące projekt dla uczestników
W tym zakresie poziom dokładności powinien pozwolić nam mieć pewność, iż przykładowo będziemy potrzebować dokładnie 1288 zł na materiały szkoleniowe (liczba uczestników x ilość kserokopii x koszt kserokopii). Dokładnie oznacza tyle ile trzeba – ani mniej ani więcej. Nie należy „brać liczb z sufitu”. Dobrze posiadać szczegółowy budżet zadaniowy. Przydaje się nie tylko do określenia kosztów ale jest pomocny w zarządzaniu projektem.
2. Szczegółowość informacji.
Każda kategoria budżetowa powinna zawierać informację o:
- jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzień, miesiąc, kilometr, impuls)
- liczbie jednostek niezbędnej dla zrealizowania zadania (200 szt., 30 osobodni, etc)
- koszt jednostkowy (np. 3 PLN / szt.)
- czas wykorzystania (kiedy będziemy realizować dane zadanie)
- źródłach finansowania (własne, partnera, sponsor, pożyczka, opłaty wnoszone przez beneficjentów).
Poziom szczegółowości zależne będzie od wymogów wewnętrznych organizacji lub (zwykle najczęściej) jest to podyktowane wymogami instytucji względem której ubiegamy się o dofinansowanie naszego projektu.
Rady i wskazówki
Jaki powinien być planowany budżet:
- Adekwatny do planowanych działań – Nie zawyżony ani zaniżony i tylko na te działania, które realizują cele projektu czyli oparty o kalkulacje bazujące na lokalnych stawkach i wynikający z planu działania projektu. Utrata zaufania do budżetu automatycznie powoduje utratę zaufania do projektu.
- Czytelny i jasny – Bez poprawek, wyrażany w tych samych jednostkach, przyjmujący rzeczywiste stawki (lokalne bądź wynikające ze specyfiki działań).
- Znany kierownikom organizacji w której pracujemy
Suma budżetów projektów stanowi budżet organizacji niezbędny do realizacji jej strategii. Każdy budżet projektu zawiera udział środków własnych, więc niezbędne jest zbilansowanie możliwych do wygenerowania środków własnych w okresie rocznym lub kwartalnym.
Część 2 – zostanie opublikowana w kolejnych dniach na naszych stronach internetowych. Zapraszamy do stałego monitorowania działu „Aktualności”