W niektórych konkursach we wniosku o dofinansowanie trzeba przedstawić sposób zarządzania projektem. Czy wiesz, jak powinien wyglądać taki opis?
W obecnej perspektywie finansowej 2014–2020 w wielu programach operacyjnych instytucje zarządzające preferują projekty, które będą wdrażane na bazie metodologii zarządzania projektami. Z artykułu dowiesz się jak w treści wniosku o dofinansowanie opisać we właściwy sposób zarządzanie projektem.
Z dotychczasowych ewaluacji wynika, że beneficjenci środków unijnych dość często nie przywiązują należytej wagi do właściwego zarządzania projektem, co wywołuje spore problemy w sprawnym realizowaniu inwestycji finansowanych z budżetu wspólnotowego.
Realizacja projektu polega nie tylko na wykonaniu zaplanowanych wcześniej działań, ale przede wszystkim na osiągnięciu założonych celów i prawidłowym rozliczeniu całości przyznanego dofinansowania.
Wiele błędów w realizacji projektu wynika z zaniedbania podstawowych zasad sprawnego zarządzania projektem (w tym niewystarczającej komunikacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu albo między beneficjentem a instytucją przyznającą wsparcie) lub niedostatecznej analizy zagrożeń w powodzeniu projektu (np. nieuwzględnienia niesprzyjającej pogody, problemów z kontrahentami, zaburzeń płynności finansowej beneficjenta czy zmian prawnych mających wpływ na realizację przedsięwzięcia).
Czym jest zarządzanie projektem
Metodyka zarządzania projektami to zbiór metod stanowiący podejście do zarządzania projektem, które określają sposoby wykonywania jakiejś pracy lub trybu postępowania prowadzącego do określonego celu.
Istnieje wiele metodyk, które różnią się względem siebie podejściem do projektu oraz stopniem szczegółowości. Jedną z najpopularniejszych jest metodologia PRINCE2 (ang. Projects In Controlled Environments), która prezentuje procesowe podejście do całego projektu i jest metodyką opartą na produktach. Można ją zastosować do zarządzania i sterowania projektami wszelkiego rodzaju i wszelkiej wielkości.
Zapamiętaj
Każda z metodologii zarządzania projektami ma swoje wady i zalety, niełatwo więc wskazać najlepszą z metod. Wiele zależy od oczekiwań i potrzeb danej organizacji i samego projektu. Niektóre firmy wdrażają własne systemy zarządzania projektami, niekoniecznie opierając się na popularnych metodykach. Tym samym, opisując sposób zarządzania projektem unijnym, wybieraj sprawdzone i korzystne dla Twojej instytucji metody i procedury optymalizacyjne.
Opis sposobu zarządzania projektem
Osoby piszące wniosek o dofinansowanie powinny w pierwszej kolejności szczegółowo zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie i ewentualnie poradnikiem dla beneficjenta danego programu operacyjnego.
W dokumentach tych wskazane zostały oczekiwania instytucji zarządzających, jak szczegółowo należy opisywać sposób realizacji projektu i jego wdrożenia.
Warto również na tym etapie przeanalizować projekt umowy o dofinansowanie, z treści której również wynikają pewne obowiązki dla beneficjentów danego funduszu.
Sposób zarządzania projektem jest często przedmiotem oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie. Tym samym wiarygodne opisanie sposobu wdrażania i zarządzania całością projektu daje szanse na dodatkowe punkty przyznane przez ekspertów merytorycznych, co niekiedy wpłynie na lepszą ocenę i wyższą pozycję w rankingu złożonych projektów.
Ważne
Gdy opisujesz sposób oraz organizację zarządzania projektem, postaraj się przekonać ekspertów, że dany projekt jest przedsięwzięciem przeanalizowanym zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej wnioskodawcy.
W formularzu wniosku o dofinansowanie opisz w zwięzły sposób planowaną strukturę organizacyjną w zakresie realizacji danego projektu z uwzględnieniem roli partnerów i innych podmiotów zaangażowanych w realizację projektu (wykonawców usług, dostawców towarów itp.) oraz sposobu ich wyboru.
Autor
Tomasz Jankowski
ekspert WID Wrocławska Inicjatywa Doradcza
Artykuł ukazał się w miesięczniku „Fundusze unijne w pytaniach i odpowiedziach” (nr 47, październik 2017 roku).