Wskaźniki produktu i rezultatu w projektach UE.


Wszystkie konkursy grantowe wdrażane przez Komisję Europejską, bazujące na funduszach unijnych, funduszy EOG, Norweskich, Szwajcarskich i tym podobnych są tworzone pod kątem konkretnego podejścia do zarządzania projektem – PCM, czyli Project Cycle Management, a po polsku Zarządzanie Cyklem Projektowym.

PCM składa się z kilku narzędzi, które ułatwiają zaplanowanie i implementację naszego projektu. Narzędzia te są elastyczne i niezależnie od tego, czy robimy mikroprojekt dla kilku osób, czy potężne wieloletnie działania dla setek beneficjentów, to wykorzystuje się je dokładnie tak samo. Jednym z narzędzi jest matryca logiczna – twór znienawidzony przez zarządzających tylko dlatego, że bardzo ciężko jest wytłumaczyć jak naprawdę działa. Możecie zresztą sami sprawdzić, wystarczy poszukać jakichkolwiek dokumentów na ten temat w sieci i spróbować zrozumieć o co w nich chodzi… gwarantuję przynajmniej ból głowy. Pamiętaj, że naszych szkoleniach pn. „Przygotowanie wniosków o dofinansowanie z Unii Europejskiej” lub „Kurs Specjalista ds. Funduszy Europejskich 2014 – 2020” poznasz zasady działania tego narzędzia, podczas warsztatów sam przygotujesz matrycę logiczną swojego projektu oraz poznasz zalety jego stosowania podczas zarządzania projektem.

Projekt zawsze kończy się „czymś”. Oczywiście najczęściej kończy się sukcesem, bo tak go planujemy, żeby się nim skończył. Ale w ramach projektu powstają przede pewne rzeczy, które mają swoje określone nazwy i określone miejsce w metodzie zarządzania projektem, z której wszyscy korzystamy. Nawet jeśli o tym nie wiemy. W celu warto korzystać z matrycy logicznej. Jest ona łatwa, prosta i przyjemna i do tego naprawdę ekstremalnie logiczna i efektywna, o ile nauczymy się jej właściwie używać. Jeśli pojęcia takie jak „cel główny”, „cele szczegółowe”, „rezultaty”, „wskaźniki” są wam znane, to tak naprawdę już pracowaliście z matryca logiczną.

Wiele razy podczas analizy projektów i wniosków o dofinansowanie, przygotowanych przez naszych klientów, wielokrotnie zauważmy „chaos informacyjny”.  Jest to efekt m.in. braku spójności logicznej między różnymi treściami zamieszczanymi we wniosku o dofinansowanie i jego załącznikach. W takiej sytuacji widać, że autor takiego wniosku nie korzystał z matrycy logicznej. Powyższa sytuacja powoduje, że ekspert merytoryczny oceniający projekt znacznie niżej oceni waszą aplikację, co może spowodować brak dofinansowania dla zadania. Jeśli nigdy nie byliście na żadnym szkoleniu z zarządzania projektami, to polecam się wybrać na jedno z nich. Z całą pewnością możemy polecić nasze szkolenie pn. „EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej na lata 2014-2020„. Dzięki temu szkoleniu szybko zrozumiesz, jak przygotować projekt, aby sprawnie go rozliczyć i zrealizować w niedalekiej przyszłości. Na tym szkoleniu, dowiesz się, jak matryca logiczna pomaga w nadzorowaniu procesu zarządzania projektem. Podczas szkolenia pierwsze pytanie jakie wam zadamy brzmi „Po co robisz ten projekt ?

Po co robisz ten projekt ?

Projekt robimy po to, żeby poprzez zaplanowane i zrealizowane działania osiągnąć określony efekt. Tak efekt, nie rezultat – niestety w ramach posługiwania się metodą niektóre rzeczy mają swoje określone nazwy i pomimo tego, że zgodnie ze słownikiem wyrazów bliskoznacznych znaczą to samo, to dla nas są to dwie różne rzeczy.

Efekty projektu to najszersza kategoria, która zawiera w sobie wszystkie rzeczy, które powstaną w ramach projektu, wszystkie usługi i konsekwencje realizacji naszych projektowych działań. Jeśli chcemy zapytać kogoś o to co przyniesie jego projekt, to powinniśmy pytać o efekty. I jeśli Instytucja Zarządzająca chce się dowiedzieć po co ten projekt, to również zapyta na o te efekty.

Efekty możemy podzielić na dwie kategorie, które wynikają z siebie nawzajem:

  • „produkty”
  • „rezultaty”

Produkty to wszystkie policzalne dobra i usługi, które powstaną w ramach naszego projektu. Liczba wydrukowanych materiałów szkoleniowych albo książek, liczba przeprowadzonych szkoleń, długość wybudowanej drogi, liczba zakupionego sprzętu, liczba przeprowadzonych konsultacji, liczba staży, liczba beneficjentów, które przeszły przez szkolenia, staże, konferencje, warsztaty, itp. Są to wszystkie natychmiastowe i bezpośrednie korzyści, jakie beneficjenci odnieśli z uczestniczenia w projekcie.

Rezultaty dotyczą efektów działań, które nastąpiły po zakończeniu i w wyniku realizowania projektu oraz które wpływają bezpośrednio na otoczenie społeczno-ekonomiczne. Wskaźnik rezultatu informuje o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wcielenia w życie danego przedsięwzięcia oraz sytuacji beneficjenta projektu w tym etapie. Rezultaty muszą być spójne oraz logicznie powiązane z owymi produktami. Rezultaty możemy podzielić na 2 dalsze grupy:

  • Rezultaty twarde – łatwe do zmierzenia: wzrost wiedzy i umiejętności wśród beneficjentów, mierzony np. poprzez testy, certyfikację subiektywne odczucia uczestników;
  • Rezultaty miękkie – trudne do zmierzenia: zmiana postaw beneficjentów, przełamanie barier, zwiększenie motywacji, zwiększenie zainteresowania jakimś tematem (no, a teraz spróbujcie to zmierzyć…);

Jeśli w opisie problemu w naszym wniosku zwróciliśmy uwagę na jakąś niedogodność, to właśnie wpływ ma tę niedogodność niwelować.

Jak się w tym nie pogubić ?

Jest prosty sposób, żeby pilnować powyższej logiki i żeby pisać naprawdę dobre projekty. Po pierwsze musimy pamiętać, że:

  • Przez produkty osiągamy rezultaty, przekładające się na określony wpływ.

To znaczy, że na przykład:

Przez szkolenie (produkt) osiągamy nowe kompetencje beneficjentów (rezultat), przekładające się na łatwiejsze odnalezienie się ich na rynku pracy (wpływ).

Proste? Nie? No to teraz będzie proste. Efekty rozpisujemy osobno do każdego z działań zaplanowanych w projekcie.

Załóżmy, że mamy prosty projekt dla młodzieży. Mamy grupę aktywnych osób, które chętnie uczestniczą w działaniach, ale jakoś nie garną się do ich samodzielnej realizacji. Z rozmów z nimi (diagnoza) wyszło nam, że nie czują się pewnie, bo nie maja wystarczającej wiedzy w tym zakresie oraz nie czują się dobrze w swojej grupie bo prawie się nie znają (problemy). Postanowiliśmy więc zorganizować im sesje integracyjną i szkolenie z zakresu zarządzania projektem (działania). Nasz projekt będzie miał następujące efekty:

  • produkt –> organizacje szkolenia
  • rezultat –> zwiększenie wiedzy w zakresie budowy i realizacji projektów

Pamiętaj !

Zarządzanie projektem bazuje na łatwej, prostej i ekstremalnie logicznym narzędziu, w którym każda rzecz wypływa z poprzedniej. Jedną z nich jest przełożenie celów na efekty – produkty i rezultaty. Metoda na początku wydaje się być trudna, ale łatwo ją oswoić. Ma jedną wadę – w swojej logice natrafia na poważne problemy we wpisaniu w nielogicznie tworzone formularze wniosków. Polecamy się jej nauczyć, chociaż gwarantuje, że na początku wywróci wam ona spojrzenie na wasze projekty.

Pamiętaj !

Że każdy wskaźnik produktu i rezultatu powinien być mierzalny i monitorowany. Problemy w osiągnięciu zaplanowanych wskaźników, zagrożone są korektą finansową dla Beneficjenta. Tym samym tak, bardzo ważne jest poznanie wszelkich zależności i zagrożeń związanych z pisaniem i rozliczeniem projektu.