„Kurs specjalista ds funduszy UE 2014-2020” – Planowanie budżetu projektu – część 2.


training-3

W związku z przygotowaniem do kolejnej edycji „Kursu specjalista ds funduszy UE 2014 – 2020” zaplanowanego w lutym 2017 roku, chcemy Państwu przedstawić fragment zakresu który jest przedmiotem kursu – „Planowanie budżetu projektu – cz. 2”. Wartym podkreślenia jest, że kurs rozwija umiejętności teoretyczne słuchaczy poprzez warsztaty praktyczne, na których weryfikowana jest zdobyta wiedza teoretyczna. Tym samy zachęcamy do udziału w kursie i wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na podstronie kursu.

Jaki powinien być budżet przedstawiany do programu pomocowego:

  • Wielkość udziału własnego (rzeczowego i finansowego) i sposób jego dokumentowania

Jest to istotne zagadnienie w aspekcie ubiegania się o dofinansowanie projektu. Zauważyć można ewolucje programów w stronę wymagań wkładu własnego wnioskodawcy w formie kosztów fakturowanych. Drugim ważnym aspektem jest sposób wyceny wkładów rzeczowych. Przyjmuje się, że należy wyceniać w oparciu o alternatywny, dostępny na lokalnym rynku koszt analogicznego wkładu (nie może być tak, że np. przygotowanie sali do spotkania (sprzątanie) wyceniamy w oparciu o koszt osób wykonujących pracę społecznie, przyjmując ich stawki osiąganego wynagrodzenia gdyż powinniśmy przyjąć ile usługa ta kosztowałaby, gdyby zatrudnić np. sprzątaczkę).

  • Terminy płatności

Pomimo, ze budżet jest „domknięty” finansowo należy zwrócić uwagę na płatności i terminy refundacji. Poza samym budżetem powinniśmy przygotować analizę przepływów finansowych. Znajomość procedur refundacji kosztów pozwala na poziomie projektowania przygotowywać harmonogram realizacji uwzględniających różnice w terminach pomiędzy realizacją zadania, zapłata wynagrodzenia realizatorowi a uzyskaniem refundacji.

  • Zwrot podatku VAT

Bezzwrotna pomoc zagraniczna nie jest opodatkowana podatkiem VAT. Zależne jest to jednak również od sytuacji prawnej wnioskodawcy w zakresie możliwości odzyskiwania podatku VAT z urzędu skarbowego. Dla niektórych instytucji podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym dla innych zaś nie. Różne mogą być również formy rozliczenia podatku. Niektóre programy refundują kwoty netto, inne brutto. Zła analiza tego zagadnienia może prowadzić do tworzenia się „dziury” w budżecie (zanim uzyskujemy zwrot podatku VAT z US minąć może do 3 miesięcy).

  • Koszty programowe a administracyjne

W zasadzie programy tworzą limity na koszty pośrednie (administracyjne). Należy starać się szczegółowo opracowywać budżet, tak aby przypisywać maksymalnie dużą część kosztów do kosztów bezpośrednio związanych z realizacją projektu. Sytuację można porównać do kosztów stałych i zmiennych występujących w działalności gospodarczej. Organizacje winny ograniczać koszty stałe (administracyjne) na rzecz zmiennych (programowych), gdyż efektywniej zarządzać kosztami zmiennymi (programowymi) – występują bowiem wtedy kiedy realizujemy działania merytoryczne, związane z przychodami (dla instytucji gospodarczych) lub efektami społecznymi (dla organizacji pozarządowych).

  • Maksymalne pułapy kosztów administracyjnych.

Koszty administracyjne zazwyczaj definiowane są jako koszty związane z realizacją projektu, które jednak trudno jednoznacznie przypisać poszczególnym zadaniom. Przekroczenie kosztów administracyjnych może podważać naszą wiarygodność (mała sprawność ekonomiczna, brak umiejętności klasyfikowania kosztów, nastawienie na „zarabianie” na dotacjach). Jednak nie wykorzystanie limitu powoduje, że administrowanie projektu angażuje dodatkowe środki wnioskującego, co znowu podważa nasz autorytet względem realizatora projektu lub wprowadzamy oszczędności, które rzutować mogą na jakość realizacji projektu.

  • Maksymalne pułapy kosztów jednostkowych

Koszty realizacji zadań powinny opierać się na rzeczywistych kosztach realizacji usług lub dostaw towarów jakie mają miejsce na lokalnym rynku, nie większe niż przyjęte maksymalne pułapy stawek dopuszczalne przez program pomocowy. Warto dokumentować przyjęte stawki jednostkowe poprzez prezentację dotychczasowych rachunków lub przeprowadzanie zapytania ofertowego.

  • Koszty kwalifikowane

Istotę kosztów kwalifikowanych najlepiej zauważyć na definicji Komisji Europejskiej w tym zakresie a mianowicie: koszty kwalifikowane to koszty, które spełniają następujące warunki:

  1. zgodność z wymogami Funduszu, z którego miałaby pochodzić pomoc;
  2. spójność planowanych działań lub operacji z zatwierdzonym programem operacyjnym

Jak należy zarządzać budżetem

1. Prowadzić własną ewidencję rachunków związanych z realizacją projektu

Umożliwi to szyki dostęp do informacji, a tym samym do bieżącej analizy poniesionych wydatków. Kontrolę wydatków prowadzimy z wykorzystaniem np. arkusza kalkulacyjnego. Nie warto liczyć ręcznie – trwa znacznie dłużej, łatwiej o pomyłki a w przypadku zmian jakiejkolwiek pozycji wymaga pracy od początku.

2. Nie kumulować niewydatkowanych środków

Okresowo należy dokonywać oceny wydatkowanych środków i zmieniać przeznaczenie (za zgodą działu finansowego lub sponsora) w trakcie. Jest to zachowanie racjonalne (łatwiej uzasadnić) niż na koniec realizacji projektu (gdy czasem brakuje czasu). Przed wystąpieniem o zmianę przeznaczenia przeanalizować umowę czy możemy takich zmian dokonywać lub też, możemy dokonywać zmian (do pewnego limitu) bez konieczności występowania o zmianę umowy.

3. Budżet jest „krwioobiegiem” projektu i tak jest traktowany przez przełożonego lub sponsora.

Budżet, który opracowujemy w końcowej fazie planowania projektu jest jednocześnie punktem wyjścia do uruchamiania działań. Jakiekolwiek niedoszacowanie lub brak płynności finansowej skutkować może utratą kontroli nad procesem wdrażania projektu – gorszą jakość działań, która przełoży się na możliwość efektywnego rozwiązania problemu.

 Jakich błędów unikać w trakcie przygotowania sprawozdania z realizacji budżetu

„Dwa razy mierz, raz tnij”

Przed rozpoczęciem przedsięwzięcia sprawdźcie raz jeszcze dokładnie jakiego rodzaju raportów oczekiwać będzie grantodawca i jaki będzie charakter sprawozdawczości będzie obowiązywał. Przeczytajcie raz jeszcze dokładnie umowę dotacji, punkt po punkcie. Czasem znajdują się tam odnośniki do innych dokumentów i regulaminów. Nie zapominajcie o nich. Ponadto, obowiązuje was normalna sprawozdawczość merytoryczna i finansowa przed własnymi organami i zewnętrznymi instytucjami publicznymi (sąd, urząd skarbowy, ZUS, etc). Jeśli projekt finansowany jest również z innych źródeł , np. od sponsora prywatnego wiedz, że również i on chciałby otrzymać raport, w którym zobaczyłby jak efektywnie wydaliście jego pieniądze.

Analizując wymagania związane ze sprawozdawczością zastanówcie się czy znacie odpowiedzi na pytania:

  • Terminy raportów,
  • Zawartość merytoryczna raportów,
  • Zakres informacji do przedstawienia,
  • Forma dokumentowania podejmowanych działań lub wydatkowanych środków,
  • Kto bezpośrednio z instytucji sponsorującej „przyjmować” będzie raport,
  • Forma dokumentów: oryginały czy kopie

 

Najczęstsze problemy związane z wdrażanymi projektami/

 

1.      Udokumentowanie zrealizowanych wydatków

  • opis faktur nie spełnia standardu oczekiwanego.
  • brak w opisie z jakich środków skorzystano i w ramach jakiego programu
  • brak w opisie faktur informacji dotyczącej udziału środków dotacji oraz wkładu  własnego w poszczególnych wydatkach.
  • przedkładane kopie faktur nie potwierdzane za zgodność z oryginałem,
  • przedkładanie oryginałów faktur, co jest niezgodne zasadami księgowości,
  • realizacja wydatków po planowanym okresie realizacji projektu,
  • wprowadzanie do rozliczenia pozycji budżetowych nie planowanych we wniosku,
  • przekroczenia pozycji budżetowych ponad dopuszczalny poziom bez wcześniejszego uzgodnienia z grantodawcą,
  • pomyłki w sumowaniu wydatków,
  • brak podpisów, pieczątek na fakturach i rachunkach.

 

2.      Udokumentowanie zrealizowanych zadań:

  • brak w sprawozdaniach dowodów potwierdzających realizację celów typu: listy obecności, protokoły ze spotkań oraz raporty z wykonywanych czynności, zdjęcia,
  • w dokumentacji sprawozdawczej brak materiałów wypracowanych przy realizacji projektu (prace uczestników, raporty z ankiet),

 

3.      Zarządzanie projektem i osiąganie planowanych celów przedsięwzięcia:

  • nie realizowanie istotnych działań rzutujących na możliwość osiągnięcia planowanych celów projektu, lub które brane były szczególnie pod uwagę przy ocenie wniosku aplikacyjnego,
  • brak uzgodnień z grantodawcą w zakresie zmian harmonogramów oraz pozycji budżetowych,
  • mniejsza liczba uczestników projektu względem planowanej liczby.

 

W trakcie realizacji uważnie studiujcie warunki umowy, zaś przed złożeniem sprawozdania sprawdźcie dwa razy czy raport spełnia wymogi formalne. Unikniecie popełnienia standardowych błędów, tym samym wskażecie na profesjonalizm własnej organizacji.

 

Podsumowanie

Mamy nadzieję, iż spojrzeli Państwo na budżet „trochę” inaczej i że dostrzegli Państwo w budżecie to, że nie jest on tylko prostym zestawieniem liczb. Budżet bowiem to podsumowanie całego projektu.

Czytając budżet widzimy:

  • jak projekt angażuje społeczność (jaki jest udział własny, czy partnerzy wnoszą w działania swój udział i wkład finansowy),
  • jakie są oczekiwania względem wsparcia finansowego (na jakie zadania – czy te zadania są faktycznie niezbędne dla realizacji projektu),
  • kto realizować będzie zadania (sami czy potrzebujemy zewnętrznych ekspertów),
  • czy jesteśmy instytucją profesjonalną (np. zaplanowaliśmy środki na wszystkie działania opisane wcześniej,
  • czy jesteśmy wiarygodni (budżet nie zawyżony i budżet zawierające tylko niezbędne wydatki),
  • czy jesteśmy efektywni – realizujemy zadania po możliwie najniższych kosztach,
  • jak wiarygodna jest deklaracja trwałości planowanych rezultatów – czy zrealizowane działania wymagać będą zwiększonych środków własnych i czy znajdziemy je w przyszłych budżetach organizacji.

Dobrze opracowany budżet pozwala na szybkie zapoznanie się z projektem i planowanymi w nim działaniami, rezultatami i celami. I o ile planując projekt budżet będzie tym ostatnim elementem – klamrą spinającą projekt to rozpoczynając wdrażanie projektu budżet będzie jego pierwszym elementem, który będziemy studiować, zaś prawidłowe jego wykorzystanie gwarantować może osiągnięcie sukcesu w realizacji projektu.