W związku z przygotowaniem do kolejnej edycji „Kursu specjalista ds funduszy UE 2014 – 2020” zaplanowanego w lutym 2017 roku, chcemy Państwu przedstawić fragment zakresu który jest przedmiotem kursu – „Planowanie budżetu projektu – cz. 1”. Wartym podkreślenia jest, że kurs rozwija umiejętności teoretyczne słuchaczy poprzez warsztaty praktyczne, na których weryfikowana jest zdobyta wiedza teoretyczna. Tym samy zachęcamy do udziału w kursie i wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na podstronie kursu.

Budżet dla projektu – „Umiesz liczyć, licz na siebie”

Kluczowe pytania

1.      Co to jest budżet – definicja

2.      Dlaczego ważne jest mieć plan wydatków – funkcje budżetu

3.      Kiedy go sporządzamy – czas opracowywania

4.      Kto przygotowuje plan budżetu

5.      Jak szczegółowo należy planować budżet

6.      Rady i wskazówki dla zarządzających budżetem

7.      Najczęściej popełniane błędy w sprawozdawczości budżetowej

Definicja budżetu

Budżet – zestawienie kosztów oraz źródła finansowania projektu.

Po co jest potrzebny – funkcje budżetu ?

1.      Analityczna – porównanie kosztów z przychodami (ocena realności realizacji projektu);

2.    Alokacyjna – porównanie możliwych alternatywnych rozwiązań  w obrębie projektu, np. porównanie opłacalności zakupu sprzętu lub jego wynajęcia oraz pomiędzy projektami  wynikająca z zasad efektywności – realizować projekty dające większe efekty ekonomiczne;

3.    Zarządcza – możliwość bieżącej kontroli wykorzystania zasobów dla osiągania celów projektu i tym samym sprawności organizacyjnej;

4.      Kontrolna – pozwala na ocenę osiągniętych efektów z planowanymi.

W praktyce należy zwrócić uwagę, aby:

• Budżet naszego projektu odpowiadał kosztom niezbędnych do osiągnięcia celów projektu (zawierał wszystkie możliwe koszty a jednocześnie nie obejmował kosztów zbędnych dla projektu),
• Ujęte w budżecie koszty odpowiadały tylko działaniom najbardziej efektywnym – przynoszącym najszersze efekty społeczne minimalizując koszty.

Kiedy sporządzamy budżet – plan projektu ?

Budżet przygotowujemy po określeniu wszystkich niezbędnych  dla osiągnięcia sukcesu planowanych w ramach projektu działaniach i określeniu czasu ich zrealizowania. W praktyce oznacza to, iż przygotowujący budżet rozpoczyna nad nim pracę w momencie gdy wie:

1. jakie są planowane działania i metody ich realizacji (inny może być koszt szkolenia prowadzony metoda wykładową a inny koszt szkolenia prowadzony interaktywnie)
2. jakie działania są planowane w planie promocji  oraz planie monitoringu i ewaluacji (zarówno promocja oraz monitoring i ewaluacja wymaga  poniesienia określonych nakładów, to zaś wiąże się z kosztami)
3. jaki jest harmonogram realizacji projektu (inne mogą być koszty noclegów w tym samym obiekcie w zimie niż latem nad morzem).

 Kiedy go sporządzamy – cykl życia projektu ?

Projekt przechodzi przez 6 faz rozwojowych: programowanie – identyfikowanie – formułowanie – finansowanie – realizacja – ocena.

Na etapie formułowania nasze idee i pomysły związane z realizacją projektu nabierają realnych kształtów. Oznacza to, iż z ogólnych opisów dotyczących problemów i celów zawartych np. w strategii organizacji przechodzimy do określenia konkretnych działań.

Przykład: O ile na etapie identyfikowania możemy mieć zdefiniowany problem braku kanalizacji w miejscowości X to na etapie formułowania powinniśmy ustalić szczegółowy sposób realizacji działania związanego z kanalizacją miejscowości X. Poziom szczegółowości powinien być na tyle duży aby określić dokładne koszty związane z realizacją projektu. Czym innym będzie bowiem budowa kanalizacji w systemie grawitacyjnym, czym innym zaś systemem ciśnieniowym. Różnice te związane będą z harmonogramem realizacji, kosztami inwestycyjnymi, kosztami bieżącymi związanymi z funkcjonowaniem, etc.

Istotnym jest, że uzyskujemy informację o planowanych kosztach projektu, to zaś pozwala na uruchomienie działań związanych z finansowaniem projektu i działaniami aplikacyjnymi.

Kto przygotowuje plan budżetu ?

Warto aby budżet był przygotowywany przez koordynatora projektu (we współpracy z osobą do finansów) dzierżąc jednak prym nad procesem jego przygotowania.

 Dlaczego?

1. Umożliwia to późniejsze łatwiejsze zarządzanie finansami projektu – wiemy czym dysponujemy. Nie należy „zlecać” np. księgowej opracowania budżetu – może nie znać realiów rynku, znaczenia określonych pozycji kosztowych dla osiągnięcia celów projektu, nie właściwie zdefiniować kosztów kwalifikowanych (w przypadku aplikowania do programów pomocowych).
2. Umiejętność planowania tym bardziej wykonujemy profesjonalnie im częściej zdarza nam się zarządzać wdrażaniem zaplanowanych działań. Koordynator, który realizować będzie samodzielnie zaplanowany projekt systematycznie nabiera dużych umiejętności związanych z planowaniem, to zaś przekłada się na dużą efektywność pracy.

Jak szczegółowo należy planować ?

Mamy tu do czynienia z trzema sytuacjami:

1. szczegółowość analizy nakładów niezbędnych dla realizacji planowanych działań,
2. szczegółowość informacji związanych z budżetem: koszt (jednostka, koszt jednostkowy, ilość jednostek) – czas realizacji – źródła finansowania
3. umiejętność prezentacji budżetu „na zewnątrz”, tak aby był zrozumiały na etapie analizy i elastyczny w realizacji.

1.      Szczegółowość nakładów.

Wydaje się, że słusznym kierunkiem jest dokładne i szczegółowe określenie niezbędnych nakładów i kosztów realizacji. Poziom szczegółowości winien określać nam dokładny koszt realizacji określonego działania. Co to oznacza? Planując np. koszt szkolenia powinniśmy sprecyzować niezbędne nakłady i ich koszt.

Przykład 1 – Szkolenie A – Niezbędne nakłady:

• Trener – prowadzenie szkoleń
• Materiały szkoleniowe

Przykład 2 – Szkolenie B – Niezbędne nakłady:

• Trener – prowadzenie szkoleń
• Trener – dojazd
• Trener – przygotowanie materiałów
• Noclegi – trener
• Noclegi – uczestnicy
• Materiały szkoleniowe
• Wynajęcie sali
• Wypożyczenie sprzętu szkoleniowego
• Koszt materiałów ćwiczeniowych
• Dojazd uczestników
• Zapewnienie wyżywienia dla uczestników
• Dodatki szkoleniowe dla uczestników
• Ubezpieczenie
• Rekrutacja – korespondencja
• Monitoring szkolenia – ankiety, wywiady, etc
• Materiały promujące projekt dla uczestników

W tym zakresie poziom dokładności powinien pozwolić nam mieć pewność, iż przykładowo będziemy potrzebować dokładnie 1288 zł na materiały szkoleniowe (liczba uczestników x ilość kserokopii x koszt kserokopii). Dokładnie oznacza tyle ile trzeba – ani mniej ani więcej. Nie należy „brać liczb z sufitu”. Dobrze posiadać szczegółowy budżet zadaniowy. Przydaje się nie tylko do określenia kosztów ale jest pomocny w zarządzaniu projektem.

 2.      Szczegółowość informacji.

Każda kategoria budżetowa powinna zawierać informację o:

• jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzień, miesiąc, kilometr, impuls)
• liczbie jednostek niezbędnej dla zrealizowania zadania (200 szt., 30 osobodni, etc)
• koszt jednostkowy (np. 3 PLN / szt.)
• czas wykorzystania (kiedy będziemy realizować dane zadanie)
• źródłach finansowania (własne, partnera, sponsor, pożyczka, opłaty wnoszone przez beneficjentów).

Poziom szczegółowości zależne będzie od wymogów wewnętrznych organizacji lub (zwykle najczęściej) jest to podyktowane wymogami instytucji względem której ubiegamy się o dofinansowanie naszego projektu.

Rady i wskazówki

 Jaki powinien być planowany budżet:

• Adekwatny do planowanych działań – Nie zawyżony ani zaniżony i tylko na te działania, które realizują cele projektu czyli oparty o kalkulacje bazujące na lokalnych stawkach i wynikający z planu działania  projektu. Utrata zaufania do budżetu automatycznie powoduje utratę zaufania do projektu.
• Czytelny i jasny – Bez poprawek, wyrażany w tych samych jednostkach, przyjmujący rzeczywiste stawki (lokalne bądź wynikające ze specyfiki działań).
• Znany kierownikom organizacji w której pracujemy

Suma budżetów projektów stanowi budżet organizacji niezbędny do realizacji jej strategii. Każdy budżet projektu zawiera udział środków własnych, więc niezbędne jest zbilansowanie możliwych do wygenerowania środków własnych w okresie rocznym lub kwartalnym.

Część 2 – zostanie opublikowana w kolejnych dniach na naszych stronach internetowych. Zapraszamy do stałego monitorowania działu „Aktualności”