Czy wiesz, że Polsce przyznano kwotę 80 mld Euro na dofinansowanie projektów, których celem będzie wdrażania tzw. „polityki spójności”?. Obecnie jesteśmy na półmetku wydatkowania tych środków. Wiele firm planując inwestycje zastanawia się nad formami jej finansowania, a także możliwościami ubiegania się o wsparcie ze środków unijnych. Wiedza na temat dostępności dotacji unijnych jest coraz bardziej powszechna, jest to zauważalne m.in. przez systematyczny wzrost liczby wniosków o dofinansowanie składanych do urzędów w kolejnych konkursach. Jednak warto zwrócić uwagę, że znacząca część wniosków o dotacje, składanych do urzędów, jest odrzucana na etapie oceny formalnej, a także na ocenie kryteriów dopuszczających. Nawet w sytuacji, gdy projekt przejdzie dwa pierwsze etap oceny, to ostatecznie może uzyskać zbyt mało punktów, aby zakwalifikować się do dofinansowania. Zastanawiasz się nad pozyskaniem dofinansowania dla swojego projektu. Nie wiesz na co zwrócić uwagę, aby zwiększyć szansę na otrzymanie wsparcia. Jakich zatem błędów nie popełnić, aby skutecznie aplikować o unijne środki?
1. Pomysł na biznes
Unia Europejska nie chce wpierać projektów standardowych mających na celu jedynie podnoszenie mocy produkcyjnych firm lub odtwórcze wdrażanie starych technologii. Tylko działania znacząco podnoszące konkurencyjność firmy na rynku mogą liczyć na unijne wsparcie. Dlatego w pierwszej kolejności należy przeanalizować czy nasz projekt jest faktycznie innowacyjny. Niejednokrotnie dotacje unijne wymuszają na firmach poszukiwanie rozwiązań, które nie były pierwotnie w kręgu zainteresowania.
2. Finansowanie projektu
Najważniejszy jest dobry pomysł na projekt oraz zapewnienie źródeł jego finansowania. To właśnie kwestie finansowania mogą stać się realnym problemem w ubieganiu się o unijne wsparcie. Przygotowując unijny projekt musimy udowodnić, że posiadamy zdolność do jego sfinansowania. Czasami wymagane jest także potwierdzenie tego faktu np. poprzez dołączenie do wniosku o dofinansowanie promesy kredytowe/leasingowej itp. Dlatego warto już na wstępnym etapie planowania inwestycji włączyć w ten proces instytucje finansowe.
3. Wniosek o dofinansowanie
Na pierwszy rzut oka wniosek o przyznanie dotacji wygląda dosyć skomplikowanie. Przygotowanie wniosku należy zacząć od gruntowego przeczytania i zrozumienia zasad udziału w programie. Służy do tego zarówno regulamin jak również wszystkie wytyczne i instrukcje ogłaszane przez odpowiednie instytucje. Uzupełniając poszczególne pola wniosku, biznes planu i załączników należy wystrzegać się pisania nie na temat lub wielokrotnego powtarzanie tych samych fragmentów w wielu miejscach dokumentacji. Takie działania znacząco obniżają jakość projektu, a także mogą doprowadzić urzędników oceniających projekt do, delikatnie mówiąc, intelektualnego dyskomfortu.
4. Błędy formalne
Firmy, które mają za sobą proces ubiegania się o dotację, zdają sobie sprawę jak wielką wagę należy przyłożyć do przygotowania poprawnego formalnie wniosku. Często zdarza się, że po wielotygodniowej pracy, nieprzespanych nocach, heroicznej walce w kolejce do urzędu, wniosek zostaje złożony w ostatnim dniu trwania konkursu, a po kilku dniach okazuje się, że nadaje się tylko do kosza, ponieważ został popełniony błąd formalny, którego poprawić już się nie da. Często urzędy dają możliwość jednokrotnej poprawy błędów formalnych, jednak należy pamiętać, że można wtedy skorygować jedynie te błędy, które zostaną wskazane przez urzędników. Jeżeli zrobimy jakieś inne nieuzasadnione zmiany w projekcie, to zostanie on odrzucony z konkursu. Do najczęściej popełnianych błędów możemy zaliczyć:
- brak wersji elektronicznej wniosku o dofinansowanie,
- różnice pomiędzy wersją elektroniczną a wersją papierową wniosku,
- podpisanie wniosku przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania firmy,
- dołączenie kopii dokumentów, które nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- brak załączników, które są wymagane przez regulamin,
- pozostawienie niewypełnionych pól w wniosku lub załącznikach.
5. Budżet
Jedną z najistotniejszych części wniosku jest budżet. Budżet to w rzeczywistości plan finansowy przedsięwzięcia, który informuje nas na co oraz ile pieniędzy będziemy potrzebowali. Budżet musi być spójny z całym projektem i musi odpowiadać na cele, które sobie postawiliśmy. Przygotowanie ostatecznego budżetu projektu jest często zadaniem bardzo pracochłonnym i obarczonym wieloma wątpliwościami.
6. Biznes Plan/Studium wykonalności projektu
Głównym dokumentem opisującym zarówno naszą dotychczasową działalność jak również szczegóły planowanego projektu oraz prognozy rozwoju firmy po jego zrealizowaniu jest Biznes Plan/Studium wykonalności projektu. Biznes Plan unijny różni się niejednokrotnie od biznes planów przygotowanych na potrzeby np. kredytu bankowego. Dwoma głównymi filarami Biznes Planu jest analiza rynku, na którym działamy lub zamierzamy działać oraz analiza finansowa inwestycji. Analiza rynku i konkurencji powinna opierać się o narzędzia analizy strategicznej takich jak m.in. ocena pozycji strategicznej przedsiębiorstwa (analiza SWOT), analizę otoczenia konkurencyjnego (sektory), analizę otoczenia globalnego – makro otoczenia, analizę potencjału przedsiębiorstwa (m.in. dzięki narzędziom takim jak bilans strategiczny przedsiębiorstwa, analiza kluczowych czynników sukcesu, analiza łańcucha wartości dodanej). Dzięki temu będziemy mogli z dużym prawdopodobieństwem ocenić realne szanse na sukces naszego projektu, jak również będziemy mogli zidentyfikować bariery i zagrożenia realizacji projektu. Dzięki tej wiedzy będziemy mogli jeszcze lepiej zaprognozować realizację całego projektu i być przygotowanym na wszelkie ewentualności podczas jego realizacji.
7. Analiza finansowa
Prawidłowo przygotowana analiza finansowa (prognoza finansowa) projektu jest dużym atutem skutecznych projektów. Prognoza wyników finansowych opierająca się na danych historycznych, co najmniej z dwóch poprzednich lat musi obejmować okres realizacji projektu, jak również co najmniej okres 3 lat po jego zakończeniu. W prognozie tej musimy uwzględnić zarówno dotychczasową działalność firmy, jak również planowane koszty i co najważniejsze planowane przychody wynikające z realizacji naszego projektu. Projekty unijne muszą być nakierowane na osiągnie zysku. Dlatego istotne jest, aby realnie ocenić jakie przychody i jakie zyski będzie generował projekt po jego zakończeniu. Niejednokrotnie ocena rentowności projektu jest warunkiem obligatoryjnym, aby otrzymać dofinansowanie. Jednak należy znaleźć złoty środek pomiędzy scenariuszem optymistycznym i pesymistycznym gdyż wskaźniki finansowe zazwyczaj są traktowane jako zobowiązanie firmy do ich osiągnięcia. Zatem jeżeli założymy zbyt optymistyczne zyski z projektu, a po roku czy dwóch nie będziemy w stanie ich udowodnić to może być to znaczącym problemem dla urzędników.
8. Cele
Cele projektu są najważniejszym elementem wniosku o dofinansowanie. Uzasadniają one w praktyce, dlaczego ten właśnie projekt powinien otrzymać unijne wsparcie. Cele muszą mieć także jednoznaczne odzwierciedlenie w wynikach przeprowadzonej analizy przedsiębiorstwa i otoczenia konkurencyjnego. Cele muszą być także spójne zarówno z budżetem, jak też z wszystkimi pozostałymi opisami zawartymi w projekcie. Cele są swego rodzaju klamrą, która łączy aktualną pozycją firmy z tym jak się ona zmieni po zakończeniu projektu.
9. Wskaźniki
Cele projektu są odzwierciedlane w formie liczbowej za pomocą wskaźników. Wskaźniki są to podane w formie liczbowej, możliwe do łatwego zmierzenia, skutki realizacji projektu. Jest to element wymagający najwyższej uwagi podczas ostatecznego przygotowania projektu. Wskaźniki są z jednej strony naszym bezpośrednim zobowiązaniem, ale z drugiej strony im wyższe wskaźniki tym projekt otrzyma więcej punktów, zatem ma większe szanse na dofinansowanie. Należy jednak wypracować kompromis pomiędzy faktycznymi możliwościami osiągnięcia zakładanych wskaźników a liczbą punktów, którą chcemy zdobyć.
10. Załączniki
Przed przystąpieniem do uzupełniania wniosku należy także sprawdzić jakie załączniki są wymagane. Niektóre z załączników są uzupełniane przez firmę, ale część z nich należy uzyskać z odpowiednich urzędów. Należy także sprawdzić jaki jest wymagany czas na pozyskanie załączników wydawanych przez zewnętrzne urzędu. Częstym problemem w ostatnich miesiącach jest tzw. ocena oddziałania na środowisko projektu. Mimo że na pierwszy rzut oka projekt nie ma żadnego wpływu na środowisko, to od strony proceduralnej być może trzeba będzie wystąpić do właściwego organu administracyjnego o potwierdzenie tego faktu. Ważna jest także odległość miejsca realizacji projektu od najbliższych obszarów ochrony naturalnej tzw. obszarów Natura 2000. Jeżeli firma znajduje się w bezpośredniej okolicy takiego obszaru, to być może będzie wymagana decyzja regionalnej dyrekcji ochrony środowiska. Także w przypadku, gdy projekt będzie obejmował prace budowlane to może się okazać, że już na etapie składania wniosku o dofinansowanie będzie wymagane prawomocne pozwolenie na budowę.
Skomplikowany proces pozyskiwania dofinansowania UE.
W ostatnich latach znacznie trudniej jest pozyskać dofinansowanie UE. Wynika to m.in. z wielu zmian, które pojawiły się wytycznych programowych, regulaminach i zasadach realizacji projektów UE. Poznanie nowych, skutecznych rozwiązań w procesie aplikowania o środki zewnętrzne, powinno zainteresować przede wszystkim:
- pracowników firm usługowych i produkcyjnych oraz administracji publicznej;
- głównych księgowych;
- kierowników działów finansowo – księgowych;
- członków zespołów projektowych;
- osoby odpowiadające za realizację projektów unijnych;
- pozostałych pracowników podmiotów mających zamiar aplikować o wsparcie finansowe z UE;
Wszyscy wiemy, jak skomplikowana bywa terminologia prawna i żargon biurokratyczny. Niektóre przepisy formułowane są w mało przystępny dla przeciętnego zjadacza chleba sposób, dlatego ich rozumienie, a tym bardziej stosowanie, jest znacznie utrudnione. Czy istnieje zatem skuteczny, a jednocześnie łatwy sposób, by taką wiedzę przyswoić?
Jak zatem pozyskać potrzebną wiedzę?
Dobrym rozwiązaniem jest udział w specjalistycznych szkoleniach. Dzięki nim, będziemy mieli możliwość poznać praktyczne informacje i przykłady celem zwiększenia szans na dofinansowanie; przygotujemy przykładowy wniosek pod okiem doświadczonego eksperta; poznamy kluczowe błędy w skutecznym aplikowania o dotacje. To świetny sposób na praktyczną naukę potrzebnych umiejętności.
Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu?
Udział w szkoleniu umożliwia między innymi:
- dostosowanie wiedzy i umiejętności do nowego stanu prawnego,
- skorzystanie z indywidualnych konsultacji z ekspertem w dziedzinie funduszy europejskich,
- naukę praktycznych umiejętności stosowania nowych przepisów,
- wymianę doświadczeń z przedstawicielami różnego rodzaju instytucji, realizujących projekty w pokrewnym środowisku,
- dostęp do ciekawych i przydatnych materiałów szkoleniowych.
W jaki sposób prowadzone są zajęcia?
Zajęcia prowadzone są metodą warsztatową, dlatego też sprzyjają aktywizacji uczestników szkolenia. Podczas szkolenia, pracują oni w małych grupach, biorąc udział między innymi w dyskusjach na forum grupy, wykonując przydatne ćwiczenia, studia przypadków oraz inne symulacje. Nauka polegająca na ćwiczeniach praktycznych to, bez wątpienia, jedna z najskuteczniejszych metod przyswajania wiedzy oraz zdobywania nowych umiejętności.
Warsztaty uwzględniają także możliwość pracy indywidualnej oraz uczestnictwa w przydatnych wykładach, z wykorzystaniem obrazowych przykładów. Uczestnicy będą mieli również szansę skorzystania z indywidualnych konsultacji.
Ze szczegółowym programem szkolenia możecie zapoznać się tutaj.