Firma złożyła wniosek o dofinansowanie z regionalnego programu operacyjnego i rozpoczęła realizację projektu, nie czekając na ogłoszenie wyników. Według jakich zasad księgowa powinna prowadzić ewidencję projektu?
Jednym z podstawowych zbiorów przepisów unijnych poświęconych ewidencji księgowej projektu jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (dalej: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013). Jednostka, mając świadomość, że istnieje prawdopodobieństwo podpisania umowy, powinna prowadzić ewidencję tego projektu zgodnie z wytycznymi tego rozporządzenia. (…)
Beneficjenci prowadzący pełną księgowość mogą dokonać wyodrębnienia ewidencji księgowej do projektu przez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości. Polegają one na:
- wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu;
- wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.
Zasady wprowadzenia wymogów dotyczących wyodrębnionej ewidencji muszą być uregulowane w polityce rachunkowości, ale też w instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów i innych, które są związane z danym projektem. (…)
Jeżeli warunki konkursu przewidują uznanie za wydatki kwalifikowalne wydatki poniesione przed podpisaniem umowy, to wydzielenie odrębnej ewidencji uzależnione jest od możliwości programu. (…)
Autor
Katarzyna Trzpioła
specjalista ds. finansów na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
Artykuł ukazał się w wydaniu specjalnym miesięcznika „Fundusze unijne w pytaniach i odpowiedziach” (nr 50, grudzień 2017 roku).
https://funduszeunijne.wip.pl/
Zastanawiasz się, jak bezpiecznie rozliczyć otrzymane dofinansowanie unijne? Skorzystaj z naszego profesjonalnego szkolenia, pokazującego krok po kroku jak realizować zadania i jak skutecznie rozliczyć dotację. Więcej o szkoleniu tutaj.