Wyodrębniona ewidencja księgowa projektów UE.


Każdy projekt finansowany z zewnętrznych źródeł finansowych, zawsze w treści umowy o dofinansowanie nakłada obowiązek na Beneficjenta pomocy, aby dla projektu prowadzony był wyodrębniony kod księgowy lub wyodrębniona ewidencja księgowa. Obowiązek ten jest kluczowym zagadnieniem w celu sprawnej realizacji i rozliczenia projektu. Dodatkowo zakres ten jest w pierwszej kolejności badany jest przez zespoły kontrolne, podczas kontroli projektu.

Poniżej pragniemy podzielić się pewnym zakresem naszej wiedzy w kwestii prawidłowych działań dotyczących wyodrębniania kodów księgowych lub ewidencji księgowej. Szersze informacje dostępne są u naszych ekspertów.

Cel i podstawa prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu w prawie unijnym i polskim.

Komisja Europejska w trosce o prawidłowe i efektywne rozliczanie środków z dotacji unijnych nałożyła na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia, by proces wyboru i realizacji projektów współfinansowanych z dotacji unijnych przebiegał zgodnie z wydanymi w tym celu rozporządzeniami unijnymi. Państwa Członkowskie mogą dodatkowo stosować własne, bardziej rygorystyczne przepisy i wymogi, które jednak muszą pozostawać w zgodzie z rozporządzeniami organów wspólnotowych.

Zgodnie z zapisami rozporządzeń KE związanych z wdrażaniem polityki spójności na lata 2014 – 2020, Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty
uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. Księgowe wyodrębnienie operacji w projektach finansowanych dotacją w znacznym stopniu ułatwia też kontrolę prawidłowości ich wykorzystania.

Zapisy rozporządzeń KE a są w tym zakresie bardzo ogólne i nie wskazują w jaki sposób to wyodrębnienie ma nastąpić. Ponieważ jednak zaznaczają one, że ma się to odbyć bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych (zasad obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich) należy odnieść się do przepisów prawa polskiego.

Spośród tych przepisów należy wymienić:

  • ustawę o rachunkowości z 29 września 1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, nr 157, poz. 1241, nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. nr 47, poz. 278)
  • rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. nr 137, poz. 1539 oraz z 2003 r.nr 11, poz. 117)
  • rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. nr 72, poz. 422)
  • ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.).

Przepisy regulujące proces pozyskania i rozliczenia dotacji

Przepisy regulujące proces pozyskania i rozliczenia dotacji można podzielić na trzy podstawowe grupy:

  • regulacje unijne,
  • regulacje krajowe,
  • regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnej.

Wśród regulacji wewnętrznych wymienić należy:

  • zasady (politykę) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych,
  • instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi,
  • inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin rozliczania podróży służbowych, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, itp.).

Polityka rachunkowości jest dokumentem, od przeczytania którego powinna się rozpocząć kontrola u Beneficjenta. Na podstawie zapisów tego dokumentu możemy stwierdzić czy Beneficjent wyodrębnił ewidencję księgową operacji związanych z projektem i czy zrobił to prawidłowo.

Dokument ten jest ponadto podstawowym źródłem wiedzy na temat kwalifikowalności wydatków w projekcie. W nim bowiem zawarte są informacje m.in. na temat:

  • jakie warunki muszą spełniać aktywa aby zaliczyć je do środków trwałych,
  • jakie należy stosować metody i stawki amortyzacji,
  • jak należy wyceniać operacje wyraŜone w walutach obcych (jakie kursy walut należy stosować) itp.

Ustawa o rachunkowości określa tylko główne ramy. Natomiast polityka rachunkowości jest dokumentem dostosowanym ściśle do każdego podmiotu, zawierającym rozwiązania stosowane przez jednostkę mieszczące się w granicach określonych ustawą, czyli uwzględniające specyfikę działalności organizacji. Mając na uwadze dobrze funkcjonujący system rachunkowości, należy w momencie tworzenia polityki rachunkowości przeanalizować zachodzące w jednostce zdarzenia gospodarcze i na bazie tej analizy wprowadzić odpowiednie zasady rachunkowości oraz powiązane z nimi zasady ewidencji.

Bardzo ważne jest także, aby polityka rachunkowości odzwierciedlała potrzeby informacyjne występujące wewnątrz jednostki, czyli zabezpieczała dostarczanie niezbędnych informacji dla potrzeb zarządzania. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. W razie konieczności możliwa jest zamiana przyjętych założeń, jednak każdorazowo ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego. Dokonując zmian polityki rachunkowości, należy je opisać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego oraz przedstawić w sprawozdaniu finansowym skutki tych zmian w postaci liczbowej. Jednostki korzystające z dotacji muszą również uwzględnić zasady związane ze specyfiką rozliczania dotacji. Zasady te muszą zostać szczegółowo przedstawione w polityce rachunkowości podmiotu.

Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na wszystkie firmy prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Nie ma tu znaczenia forma prawna firmy (jednostka budżetowa, jednostka samorządu terytorialnego, spółka, stowarzyszenie, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą itp.).

Należy natomiast zwrócić uwagę, że nie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie mają takiego obowiązku m.in.:

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które w roku poprzedzającym nie osiągnęły dochodu przekraczającego równowartość 1 200 000 euro,
  • związki wyznaniowe,
  • parafie.

Jeżeli podmiot gospodarczy nie ma obowiązku i nie prowadzi ksiąg rachunkowych, nie ma również obowiązku posiadania polityki rachunkowości. Należy jednak zwrócić uwagę, że osoby dla których obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nie wynika z ustawy, mogą prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie. Jeżeli taki obowiązek na siebie przyjmą, to automatycznie powstanie u nich obowiązek posiadania polityki rachunkowości.

Wyodrębniona ewidencja środków trwałych oraz ich umorzenie (przykład)

Jeżeli ze środków dotacji dokonywano zakupów środków trwałych, należy tak rozbudować ewidencję w zespole, aby było możliwe ustalenie wartości początkowej środków trwałych zakupionych w ramach projektu oraz wartość ich umorzenia. Poniżej przedstawia się przykładowy wykaz kont w zespole 0 w przypadku zakupu
komputerów:

010 „Środki trwałe”
010-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
010-2 „Budynki i lokale”
010-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
010-3-1 „Komputery – działalność podstawowa”
010-3-2 „Komputery – Projekt A”
010-3-3 „Komputery – Projekt B”
010-4 „Inne środki trwałe”

070 „Umorzenie środków trwałych”
070-1 „Prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
070-2 „Budynki i lokale”
070-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
070-3-1 „Komputery – działalność podstawowa”
070-3-2 „Komputery – Projekt A”
070-3-3 „Komputery – Projekt B”
070-4 „Inne środki trwałe”

Innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją dodatkowego konta syntetycznego z analityką na poszczególne rodzaje środków trwałych.

010 „Środki trwałe”
010-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
010-2 „Budynki i lokale”
010-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
010-4 „Inne środki trwałe”
010-5 „Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt A”
010-5-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
010-5-2 „Budynki i lokale”
010-5-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
010-5-4 „Inne środki trwałe”
010-6 „Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt B”
010-6-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
010-6-2 „Budynki i lokale”
010-6-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
010-6-4 „Inne środki trwałe”

070 „Umorzenie środków trwałych”
070-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
070-2 „Budynki i lokale”
070-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
070-4 „Inne środki trwałe”
070-5 „Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt A”
070-5-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
070-5-2 „Budynki i lokale”
070-5-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
070-5-4 „Inne środki trwałe”
070-6 „Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt B”
070-6-1 „Grunty i prawa uŜytkowania wieczystego gruntów”
070-6-2 „Budynki i lokale”
070-6-3 „Urządzenia techniczne i komputery”
070-6-4 „Inne środki trwałe”

Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na „podłączanie” do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w bilansie musi być zachowany układ określony w załączniku do ustawy o rachunkowości.

W przypadku dodatkowych pytań związanych z zarządzaniem projektem UE, jego realizacją i rozliczaniem, oraz polityką rachunkowości zapraszamy Państwa do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie praktyczne w rozliczaniu projektów.